5 pazīmes, ka jūsu bizness ir pāraudzis savu ERP sistēmu

Lielākā daļa Latvijas uzņēmumu savu IT infrastruktūru nemaina, kamēr tā burtiski nesabrūk. Ir viegli pierast pie neērtībām, skaidrojot tās ar frāzi: "Mēs vienmēr tā esam strādājuši." Tomēr uzņēmumam augot, palielinās transakciju apjoms, piegādes ķēdes kļūst sarežģītākas un parastā grāmatvedības programma vai novecojusi ERP (uzņēmuma resursu plānošanas) sistēma sāk radīt reālus finansiālus zaudējumus.

Kā eksperti, kas regulāri auditē uzņēmumu procesus, mēs nebalstāmies uz minējumiem. Lēmumam par IT sistēmas maiņu ir jābūt pamatotam ar konkrētiem, izmērāmiem faktiem. Šajā rakstā mēs apskatīsim piecus neapstrīdamus indikatorus, kas liecina – jūsu bizness ir pāraudzis esošo programmatūru un ir laiks racionālai pārejai uz mūsdienīgu risinājumu.

1. "Excel" atkarība un datu izolētība

Pirmā un visizplatītākā pazīme, ka jūsu sistēma vairs netiek galā ar biznesa prasībām, ir masīva "ēnu IT" departamenta izveidošanās. Ja jūsu pārdošanas komanda strādā atsevišķā CRM, noliktavas pārzinis uztur krājumus bezgalīgās Exceltabulās, bet grāmatvedība datus šajās sistēmās ievada manuāli, jūs vairs nepārvaldāt savu uzņēmumu reāllaikā.

Šī datu izolētība (silos) neizbēgami noved pie cilvēciskām kļūdām. Dati tiek dublēti, tie nesakrīt, un vadībai lēmumu pieņemšanai tiek sniegta informācija, kas bija aktuāla pirms nedēļas, nevis šodien. Mūsdienīgai sistēmai, tādai kā Microsoft Dynamics 365 Business Central, ir jābūt vienotam patiesības avotam, kurā informācija tiek ievadīta tikai vienreiz un nekavējoties kļūst pieejama visām autorizētajām nodaļām.

2. Mēneša slēgšana pārvēršas par izdzīvošanas misiju

Grāmatvedības mēneša slēgšanai un finanšu atskaišu sagatavošanai nevajadzētu apturēt visa uzņēmuma darbu uz vairākām dienām. Ja jūsu finanšu nodaļa katru mēnesi pavada neskaitāmas virsstundas, izmisīgi mēģinot saskaņot bankas kontus, apkopot izdevumus no dažādām sistēmām un sagatavot datus Valsts ieņēmumu dienesta (VID) Elektroniskās deklarēšanas sistēmai (EDS), tas ir trauksmes signāls.

Vecajām sistēmām bieži trūkst automatizācijas rīku. Modernas ERP sistēmas bankas transakcijas spēj saskaņot automātiski, un dimensiju analītika ļauj ģenerēt peļņas un zaudējumu pārskatus pa projektiem vai nodaļām sekunžu, nevis dienu laikā. Ja jūs to nevarat izdarīt, jūsu sistēma tērē jūsu dārgāko resursu – darbinieku laiku.

3. Noliktavas atlikumi nesakrīt ar realitāti plauktos

Tirdzniecības un ražošanas uzņēmumiem nekas nav tik postošs kā neprecīzi dati par krājumiem. Ja pārdevējs sistēmā redz, ka prece ir pieejama, apsola to klientam, bet noliktavā izrādās, ka plaukts ir tukšs (vai otrādi – prece gadiem krāj putekļus, jo sistēma to "neredz"), jūs zaudējat naudu un reputāciju.

Kad uzņēmums pāraug savu ERP, esošā sistēma parasti vairs nespēj apstrādāt reāllaika skenēšanas datus, uzturēt daudzlīmeņu noliktavas lokācijas vai automātiski aprēķināt minimālos pasūtījuma atlikumus (Reorder Point). Rezultātā iepirkumi tiek veikti, balstoties uz minējumiem.

4. Nespēja sekot likumdošanas un tehnoloģiju standartiem

Latvijas un Eiropas likumdošana digitalizācijas jomā nepārtraukti attīstās. Spilgts piemērs ir e-rēķinu (Peppol formāta) ieviešana, kas tuvākajos gados kļūs par obligātu prasību B2B darījumos. Ja jūsu esošās sistēmas ražotājs šos standartus vairs neatbalsta, jums ir divas izvēles: vai nu maksāt tūkstošiem eiro par "ielāpu" programmēšanu, vai arī apstrādāt šos dokumentus manuāli caur trešo pušu portāliem.

Modernas mākoņtehnoloģijās balstītas ERP sistēmas (kā Business Central) tiek automātiski atjauninātas atbilstoši aktuālajiem drošības, grāmatvedības un datu apmaiņas standartiem, pasargājot uzņēmumu no dārgiem un negaidītiem IT izdevumiem.

5. "Frankenšteina" sistēma jeb sabrukuši pielāgojumi

Pēdējā un tehniskākā pazīme: jūsu sistēma ir tik ļoti pārprogrammēta (over-customized) iepriekšējo 10 gadu laikā, ka neviens vairs īsti nezina, kā tā darbojas. Katrs mazākais atjauninājums "salauž" kādu citu moduli. IT departaments baidās pieskarties sistēmas kodam, un jūs esat kļuvuši par ķīlniekiem savai pašu radītajai programmatūrai.

Šis tehniskais parāds nozīmē, ka jebkura jauna biznesa ideja – jauna e-komercijas kanāla atvēršana, jauna loģistikas partnera integrēšana – prasa nesamērīgi daudz laika un naudas.

Galvenās atziņas:

• Datu sadrumstalotība: Ja jūsu uzņēmumu reāli vada Excel tabulas, esošā sistēma savu funkciju nepilda.‍
• Procesu lēnums: Mēneša slēgšanai un noliktavas atlikumu kontrolei ir jābūt ātram, automatizētam procesam, nevis manuālam darbam. ‍
• Tehniskais strupceļš: Jauna funkcionalitāte nedrīkst prasīt smagu programmēšanu; sistēmai ir jāspēj dabiski integrēties ar modernām e-rēķinu un banku sistēmām.

Vai vēlaties uzzināt vairāk? Pieteikties bezmaksas konsultācijai ar Digmatix Business Central speciālistu var šeit!

‍