7 kļūdas, ko pieļauj Business Central ieviešanā, un kā no tām izvairīties

Statistika IT nozarē ir nepielūdzama: liela daļa uzņēmumu resursu plānošanas sistēmu ieviešanas projektu pārsniedz sākotnējo budžetu, iekavē termiņus vai nesasniedz gaidīto biznesa atdevi. Veiksmīgs ERP implementation jeb ERP ieviešanas process neprasa veiksmi; tas prasa dzelžainu disciplīnu un atteikšanos no ilūzijām.

Kā eksperti, kas ikdienā strādā ar uzņēmumu digitalizāciju, mēs redzam, ka neveiksmes cēloņi reti ir saistīti ar pašas Microsoft Dynamics 365 Business Central sistēmas tehniskajiem ierobežojumiem. Lielākoties problēmas rodas cilvēciskā faktora, kļūdainas plānošanas un neracionālu lēmumu dēļ. Šeit ir 7 visbiežāk pieļautās kļūdas Business Central ieviešanā un racionāli soļi, kā tās novērst.

1. Pārmērīga sistēmas pielāgošana (Over-customization)

Šī ir dārgākā kļūda, ko var pieļaut. Uzņēmumi bieži pieprasa, lai jaunā Business Central sistēma strādātu tieši tāpat kā viņu vecā, pirms 15 gadiem rakstītā programma. Rezultātā tiek radīti tūkstošiem rindu unikāla koda.

‍Kā izvairīties? Sāciet ar "out-of-the-box" jeb standarta funkcionalitāti. Mūsdienu Business Central standarts ir ārkārtīgi spēcīgs. Pielāgojiet savus iekšējos procesus sistēmai, nevis sistēmu – novecojušiem procesiem. Tas krasi samazinās ieviešanas izmaksas un atvieglos sistēmas uzturēšanu nākotnē.

2. Datu "miskastes" migrācija

Daudzi vadītāji uzstāj uz visu vēsturisko datu (pēdējo desmit gadu čeku, neaktīvo klientu, dublēto preču karšu) pārnešanu uz jauno sistēmu. Tas ir tas pats, kas pārvākties uz jaunu māju, paņemot līdzi visus vecos atkritumus. Tas palēnina jaunās sistēmas darbību un sadārdzina datu migrācijas fāzi.

‍Kā izvairīties? Veiciet nežēlīgu datu auditu. Pārnesiet tikai to, kas ir absolūti nepieciešams operacionālajai darbībai – piemēram, sākuma atlikumus, atvērtos rēķinus un aktīvos klientus. Vēsturiskajiem datiem izmantojiet datu noliktavas vai saglabājiet veco sistēmu lasīšanas režīmā.

3. Nepietiekama galalietotāju iesaiste testēšanā

Ieviešanas procesu bieži vada IT nodaļa un augstākā vadība, aizmirstot par reālajiem lietotājiem – grāmatvežiem, noliktavas darbiniekiem un pārdevējiem. Ja viņi sistēmu pirmo reizi ierauga tikai "Go-Live" dienā, pretestība un haoss ir garantēti.

‍Kā izvairīties? Iesaistiet atslēgas darbiniekus (Key Users) jau no pašiem pirmajiem UAT (User Acceptance Testing) soļiem. Viņiem ir reāli jāiztestē savi ikdienas procesi un jāapstiprina, ka sistēma atbilst viņu vajadzībām.

4. Vietējās likumdošanas (Lokalizācijas) ignorēšana sākumposmā

Starptautiskās komandas vai nepieredzējuši partneri var aizmirst, ka Latvijas tirgum ir specifiskas prasības – VID EDS atskaites, e-rēķinu (Peppol) obligātā aprite un vietējo banku formāti. Ja par to sāk domāt tikai ieviešanas beigās, tas rada milzīgu stresu un kavēšanos.

Kā izvairīties? Jau plānošanas fāzē pārliecinieties, ka ieviešanas partneris saprot Latvijas grāmatvedības standartus un izmanto pārbaudītas Business Central lokalizācijas pakas, kas regulāri tiek atjauninātas atbilstoši valsts likumdošanas izmaiņām.

5. Mēģinājums automatizēt haosu

ERP sistēma neizlabos sliktus biznesa procesus; tā vienkārši liks tiem notikt ātrāk. Ja jūsu noliktavā ir fizisks haoss, Business Central to nebrīnumaini nesakārtos.

Kā izvairīties? Pirms ERP implementation sākuma veiciet iekšējo procesu revīziju. Standartizējiet savu piegādes ķēdi un finanšu plūsmu, un tikai tad digitalizējiet to jaunajā vidē.

6. Nepietiekams apmācību budžets

Projekta beigās budžets bieži ir izsmelts, un uzņēmumi izlemj "ietaupīt" uz apmācību rēķina. Tas noved pie tā, ka dārgu un jaudīgu sistēmu darbinieki izmanto kā vienkāršu rakstāmmašīnu, radot kļūdas un dubultu darbu.

‍Kā izvairīties? Uztveriet apmācības kā obligātu investīciju, nevis opciju. Budžetējiet vismaz 10-15% no kopējām ieviešanas izmaksām tieši lietotāju apmācībai un pēcieviešanas atbalstam pirmajos 90 dienās.

7. Slikta ieviešanas partnera izvēle

Izvēlēties partneri tikai pēc zemākās stundas likmes ir tuvredzīgi. Partneris bez pieredzes jūsu nozarē stundām ilgi mācīsies uz jūsu rēķina, beigās izmaksājot dārgāk.

‍Kā izvairīties? Meklējiet partneri ar pierādāmu pieredzi jūsu industrijā (piemēram, ražošanā vai vairumtirdzniecībā) un skaidru, caurskatāmu ieviešanas metodoloģiju.

Galvenās atziņas:

• Standarts pāri visam: Izvairieties no pārmērīgas programmēšanas; pielāgojiet procesus sistēmai, nevis otrādi.
• ‍Tīri dati: Nemigrējiet vēsturisko "miskasti" uz jauno Business Central vidi. ‍
• Cilvēciskais faktors: Galalietotāju savlaicīga iesaiste testēšanā un adekvāts apmācību budžets ir vitāli svarīgi veiksmīgam rezultātam.

Vai vēlaties uzzināt vairāk? Pieteikties bezmaksas konsultācijai ar Digmatix Business Central speciālistu šeit!

‍