Business Central grāmatvedībā: ko tas var un ko nevar?

Kad augošs uzņēmums lemj par labu ERP (uzņēmuma resursu plānošanas) sistēmas ieviešanai, lielāko pretestību bieži izrāda tieši finanšu nodaļa. Grāmatveži gadiem ilgi ir strādājuši ar vietējām, ļoti specifiskām un ierastām grāmatvedības programmām. Pāreja uz globālu, visaptverošu platformu kā Microsoft Dynamics 365 Business Central rada pamatotus jautājumus: vai šī lielā sistēma spēs tikt galā ar ikdienas rēķiniem, vai tā atbalsta Latvijas likumdošanu un vai tā nesarežģīs mēneša slēgšanas procesu?

Kā eksperti, kas regulāri auditē uzņēmumu procesus, mēs neaizraujamies ar ilūzijām. Starptautiska ERP sistēma pašos pamatos atšķiras no lokāla grāmatvedības rīka. Šajā rakstā mēs racionāli un bez mārketinga izpušķojumiem izvērtēsim, ko Business Central grāmatvedībā spēj paveikt izcili, kur ir nepieciešami vietējie pielāgojumi un ko šī sistēma absolūti nespēj.

Vienots datu avots: Finanšu nodaļa bez "Excel" protēzēm

Lielākā Business Central priekšrocība ir tās arhitektūra. Atsevišķās grāmatvedības programmās dati bieži nonāk novēloti – pārdevēji ievada datus CRM, noliktava izmanto savu uzskaiti, un grāmatvedim mēneša beigās šie dati ir jāeksportē, jāsalīdzina Excel tabulās un jāievada manuāli. Tas neizbēgami rada kļūdas un kavēšanos.

Business Central vidē grāmatvedība kļūst par visu uzņēmuma procesu reāllaika atspoguļojumu. Brīdī, kad noliktava fiksē preces saņemšanu, sistēma automātiski veido nepieciešamos finanšu grāmatojumus par krājumu vērtības pieaugumu un saistībām pret piegādātāju. Finanšu direktors redz aktuālo naudas plūsmu tieši tajā pašā sekundē, kad notiek operacionālā darbība. Jums vairs nav jāgaida līdz nākamā mēneša 15. datumam, lai saprastu uzņēmuma reālo finansiālo stāvokli.

Dimensijas – analītika, kas pārspēj klasisko kontu plānu

Viena no jaudīgākajām Business Central finanšu funkcijām ir "Dimensijas" (Dimensions). Klasiskajā grāmatvedībā, lai nodalītu izmaksas pa departamentiem, projektiem vai automašīnām, grāmatveži bieži veido bezgalīgi garus un sarežģītus kontu plānus (piemēram, konts 7110-01-05).

Business Central ļauj uzturēt īsu, tīru un pārskatāmu pamatkontu plānu. Visa detalizētā analītika tiek panākta, pievienojot grāmatojumam dimensiju tagus – piemēram, "Pārdošanas nodaļa", "Projekts X", "Reģions Kurzeme". Tas ļauj vadībai ģenerēt detalizētus peļņas un zaudējumu pārskatus pa jebkuriem šķērsgriezumiem dažu sekunžu laikā, savukārt grāmatvedim nav jālauza galva par simtiem apakškontu uzturēšanu.

Skarbā realitāte: Starptautisks standarts pret Latvijas likumdošanu

Te mēs pieskaramies būtiskākajam faktam, ko nedrīkst ignorēt. Microsoft Dynamics 365 Business Central savā pamata (out-of-the-box) versijā nav gatavs darbam Latvijā. Sistēma ir izstrādāta globālam tirgum.

Lai sistēma kļūtu par pilnvērtīgu grāmatvedības rīku Latvijas uzņēmumam, ir kritiski nepieciešama lokalizācijas paka. Uzticams ieviešanas partneris nodrošinās aplikācijas, kas pielāgo sistēmu vietējai realitātei:

• Banku integrācija: SEPA un vietējo banku (Swedbank, SEB, Citadele, Luminor) formātu atbalsts automātiskai bankas izrakstu importēšanai un saskaņošanai.
• Nodokļi un atskaites: Automātiska PVN deklarāciju un to pielikumu ģenerēšana atbilstoši Valsts ieņēmumu dienesta (VID) Elektroniskās deklarēšanas sistēmas (EDS) prasībām.
• E-rēķini: Pilnīga atbilstība Peppol infrastruktūrai, kas ļauj nosūtīt un saņemt e-rēķinus, kas Latvijā drīzumā kļūs par obligātu standartu B2B un B2G darījumos.

Bez šiem lokalizācijas rīkiem sistēma grāmatvedībai būs ārkārtīgi smagnēja un prasīs milzīgu manuālu darbu.

Ko Business Central NEspēj (un kam tā nav domāta)?

Kā eksperti, kas rūpīgi izvērtē tehnoloģijas, mēs vēlamies kliedēt mītus.

• Tā nav "plug-and-play" sistēma mikrouzņēmumiem: Ja jums ir trīs darbinieki un pieci rēķini mēnesī, Business Central ir lieka greznība. Šī sistēma prasa noteiktu briedumu un disciplīnu procesu pārvaldībā.
• Tā neaizvieto grāmatvedi: Lai gan sistēma (īpaši ar iebūvēto Copilot mākslīgo intelektu) spēj automatizēt datu ievadi un bankas saskaņošanu, tā joprojām prasa zinošu finanšu speciālistu, kurš izprot grāmatojumu loģiku un spēj kontrolēt sistēmas iestatījumus. ERP neizlabos sliktas grāmatvedības prakses – tā tās tikai padarīs redzamākas.

Galvenās atziņas:

• Reāllaika pārredzamība: Business Central apvieno operatīvos un finanšu datus, likvidējot nepieciešamību pēc dubultas datu ievades un Excel tabulām.
• ‍Dimensiju spēks: Sistēma nodrošina izcilu, padziļinātu vadības grāmatvedības analītiku bez nepieciešamības pārblīvēt kontu plānu.
• ‍Lokalizācija ir obligāta: Lai izpildītu Latvijas VID, banku un e-rēķinu prasības, starptautiskā bāzes sistēma ir obligāti jāpapildina ar vietējā partnera lokalizācijas risinājumiem.

Vai vēlaties uzzināt vairāk? Pieteikties bezmaksas konsultācijai ar Digmatix Business Central speciālistu var šeit!

‍